Lo smart working, opportunità o esigenza?

Nell’immaginario comune, fino a qualche tempo fa, colui che lavorava in smart working era visto come un lavoratore felice e libero, perché aveva l’opportunità di poter gestire il suo lavoro in qualsiasi luogo e negli orari da lui stabiliti, in somma, una pacchia, che da un lato migliorava la produttività, dall’altro concedeva più tempo libero e spazio per la vita privata. Tutto questo fino a qualche mese fa, fino alla comparsa del coronavirus nelle nostre vite, da allora lo smart working non è più soltanto un lusso che in pochi possono concedersi, ma è un’esigenza e anche una priorità, per consentire di lavorare diminuendo le occasioni di contatto. Liberi professionisti, imprenditori, aziende pubbliche e private, insomma, tutti coloro che possono organizzare e svolgere il loro lavoro da remoto, sono ricorsi allo smart working, che resta si un lavoro libero, ma pur sempre produttivo e veloce. In oltre ricordiamo che le modalità lavorative smart prevedono il coordinamento di più persone con la condivisione di dati e la modifica in tempo reale di questi, per cui sono necessari degli strumenti che lo permettano.

Quali sono gli strumenti dello smart working?

Lavorare da casa implica innanzitutto avere una connessione internet veloce, un PC e uno smartphone, dopo di che è essenziale l’istallazione di alcuni software e programmi che permettano la collaborazione a distanza, con relativa condivisione di file, documenti e informazioni in modo facile, veloce e sicuro, ma vediamoli nello specifico.

I software di collaborazione aziendale.

Hanno la caratteristica di agevolare la collaborazione e quindi la condivisione di dati, documenti e informazioni a distanza, salvandoli e tracciando la cronologia per non perdere nulla e aggiornando le modifiche in tempo reale. I più usati sono:

• Slack, nata nel 2014 dall’omonima start up di San Francisco, consiste di una chatroom integrata di altri softweare e sistemi come quello di scrittura, di calendario, di posta ecc.
• Microsoft Teams, sviluppato sulla piattaforma cloud, è chiamata la chat di lavoro, disponibile all’interno di Office 365, è nata per rispondere, come nuovo servizio di collaborazione a distanza, a Slack. La chat è integrata da altre applicazioni di Office, come Word, Excel, PowerPoint, e tutte quelle che permettono di collaborare in modo efficace.

Workplace, l’evoluzione di GSuite.

Workplace è l’evoluzione aggiornata di GSuite che sta surclassando Microsoft, offre ai suoi clienti la possibilità di condividere i file in modo semplice e veloce, agevolando la collaborazione immediata e il contatto diretto tra i collaboratori, in oltre, grazie alle applicazioni integrate, aumenta la produttività e semplifica lo scambio di informazioni. Per chi fosse interessato a provare i servizi di Workplace abbiamo anche dei codici promozionali che danno diritto al 10% di sconto per il primo anno sui piani Business Starter 973U6UQRNCM64N6 e Business Standard L6CNK9JJHRGMUD.

Workplace ha degli strumenti integrati quali:

• GMail, e-mail professionale con protezione antispam, funzioni di ricerca e spazio di archiviazione illimitato.
• Docs, per creare, condividere e collaborare in tempo reale su documenti di testo in più persone contemporaneamente.
• Keep
• Calendar, per pianificare e condividere eventi e riunioni.
• Slides, per creare presentazioni professionali in collaborazione e in tempo reale.
• Forms
• Chat, una piattaforma di messaggistica per il team di lavoro.
• Sheets, per creare, condividere e lavorare su fogli di lavoro, è l’equivalente del file excell.
• Editors
• Meet, per creare e partecipare a videoconferenze.
• Sites, per creare facilmente siti web.
• Drive, il cloud sicuro per condividere e archiviare i file.
• Admin, pannello di controllo per una gestione centralizzata e semplificata.
• Voice
• Jamboard, per registrare la parte più importante del processo creativo.
• Vault, funzioni eDiscovery e archiviazioni aggiuntive.

Gli altri strumenti utilizzati nello smart working.

In alternativa a Google Drive, che come abbiamo già visto, è un ufficio in cloud capace di archiviare e vanta  strumenti di scrittura e fogli di calcolo, c’è Dropbox, per la creazione, la condivisione e l’archiviazione di cartelle e file. Un altro strumento che può risultare molto utile è Trello, un’applicazione che per lo più serve ad organizzare il lavoro, crea dei veri e propri post it, bacheche tematiche, liste, schede ed allegati. Per quanto riguarda le videochiamate e le videoconferenze, molto importanti per chiunque lavori in modalità smart, non possiamo non citare Zoom e Skype. Il primo è molto utilizzato per organizzare live condivise e chat di gruppo, è gratuito e semplice da utilizzare. Skype è famosissimo e non ha bisogno certo di presentazioni, da la possibilità di condividere lo schermo e di video chiamare fino a cinquanta persone contemporaneamente.

In conclusione possiamo dire che il mondo del lavoro sta velocemente cambiando, l’era digitale ha aperto a tante nuove opportunità e possibilità, gli strumenti a disposizione sono sempre più al passo con un futuro lavorativo smart e libero da schemi rigidi e luoghi stabiliti. Il coronavirus potrebbe solo aver accelerato in un certo senso i tempi, dimostrando come lavorare a distanza possa essere possibile, ma non solo, anche più produttivo.